Adatvédelmi szabályzat

Tájékoztató a SanatSmile hírlevélhez kapcsolódó adatkezelésről

Tervezet dátuma:

1. Az adatkezelő és a tájékoztató hatálya

Adatkezelő: Sanatmetal Kft.
Székhely és postai kapcsolattartás: 3300 Eger, Faiskola út 5.
Adatvédelmi e-mail-cím: metal@sanatmetal.hu

Ez a tájékoztató a SanatSmile e-mailes hírlevelére történő feliratkozásra, a hírlevelek küldésére és a leiratkozásra vonatkozik. Nem helyettesíti a vásárláshoz, felhasználói fiókhoz vagy sütikhez kapcsolódó adatkezelések külön tájékoztatását.

2. Az adatkezelés célja és jogalapja

A hírlevél célja, hogy e-mailben tájékoztassuk a feliratkozókat a SanatSmile termékeiről, újdonságairól és ajánlatairól. A hírlevélküldés jogalapja az Ön önkéntes hozzájárulása az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR) 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján.

A feliratkozás nem feltétele a vásárlásnak vagy a weboldal használatának. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, hátrányos következmény nélkül. A visszavonás nem érinti az azt megelőző, hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.

A visszaélések elleni technikai védelem célja a szolgáltatás biztonságos működése és az illetéktelen feliratkozási kísérletek korlátozása. Ennek tervezett jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. A tervezett védelem kizárólag a szükséges technikai adatok rövid idejű használatára épül. Az adatkezelőnek a véglegesítés előtt dokumentált érdekmérlegeléssel kell igazolnia, hogy a biztonsági cél arányban áll az érintettek jogainak korlátozásával.

3. Milyen adatokat kezelünk?

  • E-mail-cím: a megerősítő levél és a hírlevelek kézbesítéséhez. A feliratkozási űrlapon nevet, telefonszámot és postacímet nem kérünk.
  • Hozzájárulási és feliratkozási adatok: az e-mailes marketingengedély, a megerősítés és a feliratkozási állapot Mailchimpben nyilvántartott adatai, ideértve a függő, feliratkozott és leiratkozott állapotot.
  • Biztonsági azonosítók: az alkalmazás az IP-címből és e-mail-címből kulcsolt, álnevesített azonosítókat képez a kérések korlátozásához. Ezek nem anonim adatok.
  • Fiókos leiratkozás esetén: a bejelentkezett felhasználó igazolt e-mail-címét használjuk a saját feliratkozás azonosítására.

A feliratkozói nyilvántartást a Mailchimp kezeli; az alkalmazás nem tart fenn külön helyi hírlevél-feliratkozói adatbázist. Ez nem jelenti a felhasználói fiók vagy az infrastruktúra egyéb adatkezeléseinek megszűnését.

A tervezett naplózási elv szerint a hírlevélűrlap tartalma nem kerülhet általános hibakeresési naplókba, a technikai adatok pedig csak a működtetéshez és a visszaélések kivizsgálásához szükséges körben használhatók. A tárhelyszolgáltató személyét, a tényleges naplózási és megőrzési beállításokat, valamint a Mailchimp megerősítési folyamatának további adatgyűjtését még ellenőrizni és a végleges tájékoztatóban rögzíteni kell.

4. Feliratkozás és e-mailes megerősítés

A feliratkozáshoz meg kell adnia e-mail-címét, és aktívan be kell jelölnie a hozzájárulási jelölőnégyzetet. A jelölőnégyzet nincs előre kiválasztva. Új feliratkozáskor a rendszer megerősítést kérő folyamatot indít a Mailchimpben (double opt-in); a hírlevélküldéshez a megerősítő levélben található hivatkozás használata szükséges.

Az űrlap sikeres beküldéséről szóló üzenet a kérés fogadását jelzi, nem igazolja önmagában a feliratkozás aktiválását vagy a levél kézbesítését. A hozzájárulás meglétéről és annak bizonyíthatóságáról az adatkezelőnek kell gondoskodnia.

5. Mailchimp és nemzetközi adattovábbítás

A feliratkozások kezeléséhez és a levelek küldéséhez a Mailchimp szolgáltatást használjuk (The Rocket Science Group LLC, az Intuit csoport tagja, Egyesült Államok). A szolgáltatás részére továbbítjuk az e-mail-címet és a kapcsolódó marketingengedélyt; leiratkozáskor a feliratkozási állapot módosítását kérjük.

A Mailchimp használata az Európai Gazdasági Térségen kívüli, így egyesült államokbeli adatkezeléssel is járhat. Az adatfeldolgozásra és adattovábbításra a ténylegesen alkalmazandó szolgáltatói szerződés, illetve a GDPR V. fejezete szerinti feltételek irányadók.

A tervezett szolgáltatói együttműködés feltétele az alkalmazandó adatfeldolgozási megállapodás és a további adatfeldolgozók ellenőrzése. Harmadik országba történő adattovábbítás csak az adott címzettre és adatkezelésre alkalmazható megfelelőségi határozat vagy megfelelő garanciák, például az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alapján történhet. A konkrét mechanizmus alkalmazhatósága még nem igazolt; azt és a garanciák másolatának elérhetőségét a végleges változatban a tényleges szerződés alapján szükséges megadni.

További szolgáltatói információ: Mailchimp adatvédelmi tájékoztató és adatfeldolgozási feltételek. Ezek nem helyettesítik a Sanatmetal Kft. saját tájékoztatási kötelezettségét.

6. Megőrzési idő és kampánystatisztikák

Hírlevélküldés céljából az e-mail-címet a hozzájárulás visszavonásáig, illetve a hírlevél-szolgáltatás megszüntetéséig kezeljük. A leiratkozás megszünteti a hírlevélküldési jogosultságot, de a jelenlegi technikai folyamat nem törli automatikusan a Mailchimp-kontaktot.

  • Meg nem erősített feliratkozások: a javasolt megőrzési idő a feliratkozási kéréstől számított 30 nap. A tervezett eljárás szerint a határidőig meg nem erősített címeket töröljük. A 30 napos törlési folyamat még beállítandó, jelenleg nem igazolt automatizmus.
  • Leiratkozott címek és hozzájárulás igazolása: a leiratkozás után a cím nem használható hírlevélküldésre. A tervezett eljárás a további tárolást a kéretlen újraküldés megelőzéséhez vagy jogi igények kezeléséhez igazoltan szükséges adatokra korlátozza. A tiltólista és a hozzájárulási bizonyítékok megőrzésének konkrét határidejét, jogalapját és törlési rendjét még jóvá kell hagyni; ez a tervezet nem határoz meg korlátlan megőrzést.
  • Technikai korlátozók: az alkalmazás hírlevélhez kapcsolódó kérésszámlálóinak lejárata legfeljebb egy óra; az egyidejű műveleteket korlátozó zár legfeljebb 60 másodpercig él. Ez nem a szervernaplók vagy biztonsági mentések megőrzési ideje.

Tervezett kampánybeállítás: a megnyitás- és kattintáskövetés kikapcsolva marad, így ilyen követéssel nem tervezünk személyhez kapcsolható olvasási vagy érdeklődési statisztikát készíteni. A Mailchimp követési beállításainak kikapcsolását minden kampány indítása előtt ellenőrizni kell; a jelenlegi állapot nem igazolt. Követés későbbi bevezetése előtt külön meg kell határozni annak jogalapját, adatkörét és megőrzési idejét, módosítani kell a tájékoztatót, és szükség esetén külön hozzájárulást kell kérni.

7. Leiratkozás és a hozzájárulás visszavonása

A kiküldött hírlevelek személyes leiratkozási hivatkozásával fiók nélkül is leiratkozhat. Ha rendelkezik SanatSmile-fiókkal és igazolt e-mail-címmel, bejelentkezés után az oldal hírlevélblokkjának leiratkozás gombja a saját fiókja e-mail-címére vonatkozik.

A hozzájárulás visszavonását vagy az adatok törlését az 1. pont szerinti adatkezelőnek küldött megkereséssel is kezdeményezheti. A leiratkozás nem törli a webáruházi fiókot, és nem érinti a rendeléshez kapcsolódó, más jogalapon küldött szükséges értesítéseket.

8. Az Ön adatvédelmi jogai

A GDPR-ban meghatározott feltételekkel Ön jogosult:

  • tájékoztatást és hozzáférést kérni személyes adataihoz, valamint másolatot kérni róluk;
  • kérni a pontatlan adatok helyesbítését, az adatok törlését vagy az adatkezelés korlátozását;
  • a hozzájáruláson alapuló, automatizáltan kezelt, Ön által rendelkezésre bocsátott adatok tekintetében élni az adathordozhatóság jogával;
  • bármikor visszavonni a hozzájárulását, és tiltakozni a közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés ellen; jogos érdeken alapuló adatkezelésnél saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozni;
  • felügyeleti hatósághoz fordulni és bírósági jogorvoslatot igénybe venni.

A kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk. Ez szükség esetén, a kérelmek összetettségére és számára tekintettel további két hónappal meghosszabbítható; a hosszabbításról és okairól az első hónapon belül tájékoztatást adunk. Szükség esetén a személyazonosság megerősítéséhez arányos kiegészítő információt kérhetünk.

A hírlevél-feliratkozást kezelő alkalmazás nem hoz Önre nézve joghatással járó vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintő, kizárólag automatizált döntést. A javasolt kampánykezelés nem alkalmaz az egyéni levélmegnyitásokon vagy kattintásokon alapuló profilalkotást. Ennek összhangját a tényleges Mailchimp-beállításokkal a véglegesítés előtt ellenőrizni kell.

9. Panasz és jogorvoslat

Adatkezelési panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat. A hatóság aktuális elérhetőségei és a panasz benyújtásának módja a www.naih.hu oldalon találhatók.

Panaszt tehet a szokásos tartózkodási helye, munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti uniós tagállam felügyeleti hatóságánál is. Jogai megsértése esetén bírósághoz fordulhat; az adatkezelő előzetes megkeresése nem feltétele a jogorvoslatnak.

10. A tájékoztató változásai

A végleges tájékoztató és annak későbbi módosításai ezen az oldalon lesznek elérhetők, a hatálybalépés dátumával. A jelen dokumentum tervezet; a végleges változat közzététele előtt a jelölt adatokat és az adatkezelési gyakorlatot egyeztetni szükséges.